O copie de siguranță bună se face automat, se păstrează în două locuri diferite și se verifică din când în când. Nu aveți nevoie de un informatician, ci de o regulă simplă și de cineva care o urmează. Pe ProfitNews găsiți ghiduri pentru afaceri mici, iar acesta este unul dintre obiceiurile care vă protejează munca.
Ce date trebuie salvate
Începeți cu o listă scurtă: facturile și contabilitatea, contractele, baza de clienți, fișierele de lucru ale angajaților și e-mailurile importante. Dacă pierderea unei informații v-ar opri activitatea o zi întreagă, ea intră pe listă.
Gândiți-vă și la datele care nu stau pe calculator: conturile de e-mail, platformele online și telefoanele angajaților cu aplicații de lucru. Și acestea au nevoie de o copie sau măcar de o metodă clară de recuperare a accesului.
Regula 3-2-1, pe înțelesul tuturor
- trei copii ale datelor importante: originalul și două copii;
- două tipuri diferite de suport, de exemplu un hard disk extern și un serviciu online;
- una dintre copii păstrată în afara biroului sau deconectată de la rețea.
Ultima condiție contează la incendii, furturi și atacuri cu programe malițioase, care pot cripta și copiile conectate permanent la calculator.
Greșeli care costă
- copia stă pe același calculator cu originalul;
- hard diskul extern rămâne conectat tot timpul;
- parola contului de stocare este știută de o singură persoană;
- nimeni nu a verificat vreodată dacă restaurarea funcționează.
Pași simpli de pus în practică
- Alegeți un serviciu de stocare online cu sincronizare automată pentru dosarele firmei.
- Cumpărați un hard disk extern și faceți o copie completă o dată pe săptămână.
- Stabiliți o zi fixă și o persoană responsabilă.
- Protejați accesul cu parole puternice și autentificare în doi pași.
- Notați pe o foaie unde se află copiile și cine are acces la ele.
Dacă firma folosește un program online de contabilitate sau facturare, verificați dacă furnizorul face copii și cum puteți descărca și voi propria versiune.
Testarea, pasul pe care îl sar mulți
O copie netestată este o presupunere. O dată pe lună, restaurați un fișier ales la întâmplare pe alt calculator și verificați dacă se deschide corect. Dacă nu reușiți, ați descoperit problema la momentul potrivit, nu în ziua în care aveți nevoie de date. Notați data testului într-un calendar comun, ca să nu depindă de memoria cuiva.
Cum delegați responsabilitatea
Pe măsură ce echipa crește, responsabilitatea nu trebuie lăsată la întâmplare. Scrieți pe o pagină cine face copia, cine o verifică și ce se întâmplă când cineva pleacă din firmă. Este aceeași logică ca în cazul angajării primului vânzător din echipă: roluri clare și rezultate care se pot măsura.
Date personale și obligații
Dacă păstrați date ale clienților, copiile intră și ele sub obligațiile privind protecția datelor. Alegeți furnizori care explică unde sunt stocate datele, criptați copiile mobile și ștergeți copiile vechi care nu mai sunt necesare.
Recomandarea practică: începeți săptămâna aceasta cu o copie automată online și un hard extern, apoi programați testul lunar. Odată stabilită rutina, ea durează doar câteva minute pe săptămână. ProfitNews vă poate oferi alte ghiduri pentru afaceri mici, iar ProfitNews rămâne un punct de plecare pentru obiceiuri simple care protejează munca firmei.
